REGLEMENT INTÉRIEUR DE L’ASSOCIATION
Le comité de pilotage
Le comité de pilotage est composé de 6 personnes élues par l’assemblée générale ordinaire pour des mandats d’un an.
Le comité de pilotage est composé de 3 membres de la commission Activités et de 3 membres de la commission Spect’allaire.
Chaque commission présente au minimum 3 candidats à l’assemblée générale pour la représenter au sein du comité de pilotage.
Il désigne parmi ses membres un-e ou des président-e-s et un-e ou des trésorier-e-s.
Ce comité se réunit au minimum 3 fois par an.
Ce comité a pour rôle d’avoir une vision globale de l’activité de l’association pour être en mesure de définir la stratégie de l’association. Il veille au respect des statuts et du règlement intérieur.
Ses domaines de compétences sont les suivants :
– Budget : définition d’un budget prévisionnel à partir des projets présentés par chaque commission, suivi de la gestion des budgets par les commissions, demandes de subventions.
– Partenariats : mise en place et suivi des partenariats avec des collectivités locales, les associations et les entreprises.
– Ressources humaines : Définition de la fiche de poste du ou de la salarié(e), suivi des contrats de travail, entretien professionnel. 3 référents RH sont désignés par le comité de pilotage et se réunissent au moins une fois par trimestre.
Le ou la président(e)
Il ou elle représente l’association auprès des partenaires institutionnels. Il ou elle anime l’assemblée générale et présente le rapport moral.
Le ou la trésorier(e)
Il ou elle assure le suivi des dépenses et des recettes. Il ou elle présente le rapport financier et le budget prévisionnel lors de l’assemblée générale.
La commission Activités de loisirs
Cette commission gère les activités de loisirs de l’association, elle établit un programme d’activités par saison (de septembre à août).
Cette commission a la responsabilité du budget loisirs. Avec l’aide du salarié, elle recherche et sélectionne des intervenants après avoir estimé les risques financiers et convenu avec l’intervenant des engagements réciproques.
Cette commission est composée, dans la mesure du possible, d’un interlocuteur par activité.
Cette commission se réunit au moins 3 fois par an. Une fois en début de saison pour organiser les inscriptions, une fois pour évaluer les activités en cours et une fois pour faire un bilan de la saison passée et pour établir le programme de la saison suivante.
Le ou la interlocuteur(rice) d’activités
Le ou la interlocuteur(rice) est dans la mesure du possible un volontaire participant à l’activité ou un parent d’enfant participant à l’activité. Il ou elle est l’intermédiaire entre les participants à l’activité, l’intervenant(e), l’animateur-trice et la commission Activités. Si le rôle d’interlocuteur n’est pas pourvu, le lien sera fait directement entre le salarié et l’intervenant.
Les missions de l’interlocuteur sont notamment de :
– en cas de problèmes sur l’activité, faire le lien entre les participants, le (la) salarié(e), l’intervenant(e) et la commission.
– aider au bon déroulement des inscriptions : distribution et récupération des fiches d’inscriptions et des chèques, le référent peut éventuellement aider pour la saisie informatique.
– Participer au forum des associations, dans la mesure du possible.
– récupèrer auprès de l’animateur-trice la liste des personnes inscrites à l’activité avec leur coordonnées et vérifier que tous les participants figurent dans la liste.
– Anticiper les absences de l’intervenant(e).
– Si besoin, être responsable de la gestion des clés.
La commission Spect’allaire
Cette commission gère les événements culturels de l’association. Elle a la résponsabilité du budget des événements dont elle s’occupe. La commission Spect’allaire est composée des interlocuteurs spect’allaire par évènements.
Elle désigne parmi ses membres bénévoles au moins un interlocuteur par événément.
Au sein même des groupes de bénévoles par événement peuvent être désignés des interlocuteurs par secteur: matériel, restauration, accueil artiste…
Cette commission se réunit au minimum 2 fois par an. Une fois en début d’année civile pour établir le programme des événements culturels sur la saison suivante (de septembre à août). Une deuxième fois au début de la saison pour établir l’organisation générale.
L’interlocuteur(trice) Spect’allaire
L’interlocuteur (trice) est une personne avec qui l‘animateur-trice peut partager une vision globale de l’événement. Il a connaissance des partenariats et du budget de l’évènement. C’est une personne avec qui l‘animateur-trice peut prendre une décision si cela s’avère nécessaire, urgent et sans impacts sur le projet global de l’association.
L’interlocuteur (trice) peut éventuellement être amené à animer des réunions de préparation de l’évènement et est garant(e) de la transmission de l’information.
L‘animateur-trice
Ses missions sont définies par une fiche de poste, en cohérence avec le règlement intérieur.
ORGANIGRAMME DE L’ASSOCIATION
